Hankintojen kilpailuttaminen
Projektissa ostettavat tai vuokrattavat tavarat ja palvelut on kilpailutettava säädösten mukaisesti. Kilpailuttamatta tehdyt hankinnat voidaan jättää joko kokonaan tai osittain hyväksymättä tukikelpoiseksi menoksi. Kilpailutus koskee kaikkia julkisia organisaatioita. Yksityisiä yrityksiä ja organisaatioita kilpailutus koskee silloin, kun julkisyhteisöjen myöntämä tuki hankinnalle on yli 50 %. Julkista tukea on EU:n ja valtioin tuen lisäksi esim. kuntien myöntämä avustus hankkeelle. Myös projektin kustannusten kohtuullisuuden varmistamiseksi hankintojen kilpailuttaminen on välttämätöntä.
Lakia julkisista hankinnoista (348/2007, muut. 321/2010) ja sitä tarkentavaa hankinta-asetusta (614/2007, muut. 331/2010) noudatetaan kaikissa säädösten soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa. Laissa määritellyt kansalliset kynnysarvot ovat:
- tavara- ja palveluhankinnat, käyttöoikeussopimukset ja suunnittelukilpailut 30 000 €
- terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut ja eräät työvoimahallinnon yhteishankintana toteutettavat koulutuspalvelut 100 000 €
- rakennusurakat ja käyttöoikeusurakat 150 000 €.
Näistä hankinnoista ilmoitetaan valtakunnallisella julkisten hankintojen sähköisessä kanavassa HILMAssa (www.hankintailmoitukset.fi.) HILMAn kautta kaikilla toimittajilla on mahdollisuus saada riittävä tieto hankinnasta ja osallistua tarjouskilpailuun. EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta ilmoitetaan EU:n laajuisesti. Tällaisista hankinnoista tarkempia ohjeita löytyy mm. HILMAsta.
Tarjouspyyntö on hankinnan tärkein asiakirja. Se kannattaa laatia huolellisesti. Tarjouspyynnössä kerrotaan ne perusteet, joiden mukaan paras tarjous valitaan. Arvoltaan vähäisemmät hankinnat voidaan kilpailuttaa keveämmin menettelytavoin. Ilman tarjouskilpailua voidaan hankintoja tehdä vain poikkeustapauksessa.
Kilpailuttamista koskevat asiakirjat on säilytettävä ja pyydettäessä toimitettava rahoittajalle. Vastuu kilpailutuksesta on hankkeen toteuttajalla, mutta hankinnat ja niiden kilpailuttaminen on hyvä käsitellä myös ohjausryhmässä.
Useampia hankkeita toteuttavien kannattaa keskittää ja koota hankintoja tarkoituksenmukaisiksi kokonaisuuksiksi. Näin vältytään yksittäisiltä, pieniltä ostoilta. Samalla kehitetään kilpailua ja toimivia markkinoita.
Ohjeita kilpailuttamiseen löytyy tukikelpoisuusohjeesta (pdf).
Rahoittajaviranomaisilla voi olla omia ohjeita hankintojen kilpailuttamista koskien.
